CV-eksempel for kontormedarbeider med lang erfaring

Kommune eller bedrift: to måter å lese CV-en på

Kontormedarbeidere ansettes i begge sektorer, og de to leser søknaden ulikt.

I kommuner, fylkeskommuner og staten gjelder kvalifikasjonsprinsippet: den best kvalifiserte søkeren skal ansettes, vurdert ut fra utdanning, erfaring og personlig egnethet opp mot kravene i utlysningen. Gå gjennom utlysningen punkt for punkt. Hva er kvalifikasjonskrav, hva er ønsket, og hvor i CV-en ser leseren at du oppfyller det? Fagbrev, studiepoeng og systemer skal stå med navn og årstall, og periodene med måned og år, for erfaringen kan telle med i ansienniteten. Søknaden går som regel gjennom et skjema i Jobbnorge eller Webcruiter, der du fyller inn utdanning og jobber felt for felt og laster opp vitnemål og attester.

I en privat bedrift er det ofte lederen selv eller et bemanningsbyrå som leser. De skummer etter programmene du kan, oppgavene du har hatt og hvem du har gitt service til. Mange store selskaper og byråer bruker rekrutteringssystemer som leser CV-en maskinelt, og da hjelper det med vanlige overskrifter og én kolonne.

Eksempelet: lang erfaring på én side

I eksempelet er Astrid Johansen rundt 60 år og har jobbet på kontor hele yrkeslivet. CV-en viser drøyt 25 år: dokumentsenteret i fylkeskommunen, servicetorget i Hamar kommune, en grossist i privat sektor og et vikariat i Hedmark fylkeskommune. Hamar kommune står på to linjer, fordi hun gikk fra sekretær til førstesekretær. Tre av jobbene har en kort linje med arbeidsoppgaver, de to andre står med bare tittel, arbeidsgiver og periode. Under utdanning står fagbrevet og et arkivkurs med studiepoeng fra 2019, ikke videregående fra lenge siden.

Malen er Notodden, laget for rekrutteringssystemer: én kolonne, vanlige overskrifter og ingen tekst i grafikk. Du kan bruke Notodden-malen til din egen CV.

Lang erfaring: hva du tar med og hva du kutter

Det er forbudt å forskjellsbehandle søkere på grunn av alder (arbeidsmiljøloven § 13-1), og du trenger ikke skrive fødselsdato på CV-en, selv om mange gjør det. Du kutter for å bruke plassen på det som er relevant for stillingen.

• Beskriv de siste 15 til 20 årene, eller jobbene som ligner mest på den du søker.
• Eldre jobber kan samles på én linje, for eksempel «Kontor og kundeservice i privat næringsliv, flere arbeidsgivere», eller utelates.
• Vis at du er oppdatert: nye systemer, Teams, kurs med ferske årstall.

Kontormedarbeider uten erfaring: dette kan du vise til

Mange begynner på kontor i resepsjonen, på et kundesenter eller som vikar gjennom et bemanningsbyrå. Har du ingen kontorerfaring ennå, kan annen erfaring vise mye av det samme:

• jobber der du har hatt kundekontakt, som butikk, kafé eller telefonsalg
• verv som sekretær eller kasserer i et lag, der du har skrevet referater, ført medlemslister eller holdt orden på regnskapet
• programmene du kan, med det du har brukt dem til
• språk, særlig hvis du kan svare kunder på flere språk
• fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget, eller emner fra videregående eller høyskole

Ett konkret eksempel per punkt holder. «Kasserer i velforeningen, regnskap og kontingent for 120 husstander» sier mer enn «god på tall».

Sekretær, resepsjonist og kundesenter

Jobbene ligner, men leseren ser etter litt ulike ting. I resepsjonen er det mottak av besøkende, sentralbord, post og møterom. Som sekretær er det møtereferater, kalendere, dokumenter og ofte et sak- og arkivsystem. På et kundesenter er det telefon, chat og e-post, hvilke kunder du svarte, og systemet du brukte. Skriv de oppgavene som passer stillingen du søker, og bruk ordene fra utlysningen der de stemmer med det du har gjort.

Systemene du kan, med navn

«Gode datakunnskaper» sier ingenting. Skriv programmene:

• sak og arkiv: Public 360, Elements, WebSak
• økonomi og ERP: Visma, Unit4
• Microsoft 365: Word, Outlook, Teams og SharePoint
• Excel, med det du gjør: pivottabeller, oppslag, enkle diagrammer

Har du vært superbruker eller lært opp kolleger i et system, skriv det.

Erfaring, utdanning og kurs

Erfaring

Skriv tittelen slik den sto i arbeidsavtalen, med avdeling: «Førstesekretær, servicetorget». Stillingsprosent skriver du bare når stillingen ikke var hel, og vikariat når det var et vikariat. Under jobben holder det med én kort linje med arbeidsoppgaver, som postmottak, journalføring, møtesekretær for politiske utvalg, fakturering eller sentralbord.

Utdanning

Fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget er ikke et krav i de fleste stillinger, men har du det, skal det stå med årstall og med skolen eller lærebedriften, ikke fylkeskommunen. Tok du det som praksiskandidat, kan du skrive det. Studiepoeng skrives på hvert emne.

Kurs

Ta med de siste kursene med årstall, som personvern, arkiv, klarspråk eller Excel. Interne kurs teller også.

Profil og bilde

I offentlige søknader kan profilen godt kuttes, siden skjemaet og søknadsbrevet tar seg av det. Vil du ha en, holder to korte linjer med fakta:

Lang erfaring fra dokumentsenter, servicetorg og privat bedrift. Fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget.

Mange har også to referanser nederst i CV-en, eller «oppgis på forespørsel». Eksempelet er vist uten bilde, slik det er vanlig i offentlige søknader. I private søknader er bilde valgfritt. Med bryteren «Med bilde» ved eksempelet kan du se begge versjonene.

Vanlige feil i kontor-CV-er

• «Gode datakunnskaper» uten navn på ett eneste program.
• Hver jobb siden skolen beskrevet like grundig, så CV-en blir tre sider.
• Ingen måned i periodene, og deltid eller vikariat er ikke merket.
• Kvalifikasjonskrav fra utlysningen som ikke står noe sted i CV-en.
• Skrivefeil. På et kontor er tekst en stor del av jobben, så les korrektur.

Søker du økonomistillinger, kan CV-eksempelet for regnskapsfører også være nyttig.